Регистрация и аккредитация участников на ваше мероприятие по QR-кодам

Вы начинаете регистрацию участников на онлайн-портале задолго до начала мероприятия. Может быть, за 2 недели, может быть, за месяц. Вы можете регистрировать участников на своем лендинге, а можете делать это на нашем check-in.ru.
Если вы регистрируете участников на своем лендинге, то вечером накануне мероприятия вы должны будете прислать нам базу участников по электронной почте. Мы создадим для вас личный кабинет на check-in.ru и импортируем вашу базу туда. Если после этого будут регистрироваться новые участники, то мы будем добавлять их в вашу базу на check-in.ru вручную.

Также, накануне мероприятия, вы присылаете нам:
- точное название мероприятия
- адрес проведения
- время начала
- логотип мероприятия
- типы гостей (например, участник, спикер, спонсор, и т.д.). Мы присваиваем каждому участнику необходимый тип.

Далее, мы делаем email- и смс-рассылку всем вашим гостям с напоминанием о завтрашнем мероприятии. В каждом письме и смс будет персональный QR-код, который наша система генерирует автоматически.

Мы приезжаем за 2 часа до мероприятия и устанавливаем оборудование.

Мы привозим с собой:
- необходимое количество терминалов, рассчитанное таким образом, чтобы не создавало очередей за получением бейджей
- принтеры для печати бейджей (обычно это столько же принтеров, сколько терминалов)
- расходные материалы (самоклеящиеся ленты для печати бейджей)
- WiFi-оборудование
- удлинители, переходники, и все, что потребуется для оказания услуги. Например, мы никогда не спросим у вас "дайте отвертку" или "принесите удлинитель".

Установка оборудования занимает 20 минут.

Далее мы делаем дизайн бейджей прямо на странице мероприятия в вашем личном кабинете на портале check-in.ru - красиво размещаем фамилию и имя, название компании, логотип, дату, и любые другие поля, которые вы пожелаете. Это занимает еще 10 минут. Дизайн согласовываем с вами.

Далее мы проверяем как печатаются бейджи для разных участников. Мы выбираем участников с самыми длинными фамилиями или названиями компаний, чтобы посмотреть, как будет печататься бейдж. Корректируем дизайн при необходимости. Это занимает еще 10 минут.

Итого на подготовку: 40 минут - 1 час. Остальное время мы пьем кофе и ждем начала регистрации.

Итак, пришел первый гость. По идее, гость должен отсканировать QR-код и получить бейдж. Но бывает, что гость подходит и спрашивает "что делать?". Мы ему говорим - "Вам вчера приходил QR-код, отсканируйте его на терминале и получите бейдж". Обычно наша поддержка на этом заканчивается. Бывает также, что гость не может отсканировать QR-код. В этом случае, мы ему помогаем - показываем как правильно поднести телефон к терминалу.

Через 10 минут после начала регистрации обычно подлетает организатор и спрашивает "Сколько гостей уже пришло?". У нас всегда открыт личный кабинет, в котором есть вся подробная статистика. Если надо, то мы поставим специальную галочку в личном кабинете, и организатору будет приходит смс раз в 10 минут с указанием точного количества зарегистрированных участников.

Все время, пока идет регистрация, минимум один представитель от нашей компании находится в зоне регистрации и следит за процессом, отвечает на вопросы, помогает участникам.

Мы рекомендуем всегда делать дополнительную рассылку участникам после мероприятия. Например, можно сделать смс-рассылку с просьбой дать обратную связь в обмен на архив презентаций.

Также, у вас будет полная статистика по посещаемости вашего мероприятия, включая время посещения и способ регистрации на терминале (по QR-коду, вручную, или через распознавание лица).